Zo kreeg gemeente Schagen haar basis weer op orde

Gemeente Schagen heeft het in korte tijd voor elkaar gekregen om de volledige beheerorganisatie opnieuw op te bouwen en in te richten. Een indrukwekkende prestatie. De gemeente vond dat zij onvoldoende de controle had over het beheer van de openbare ruimte. Daarom werd in 2017 een groot budget ter beschikking gesteld om dit te verbeteren. Florus Dijkema, teamleider openbaar gebied: “In nauwe samenwerking met onder andere Sweco, hebben we de organisatie en het beheer weer op orde gekregen.”

Fusiegemeente Schagen

Schagen is een fusiegemeente van 3 gemeenten. In de oude situatie werd veel geld geleend om grote projecten te kunnen financieren. De nieuwe gemeente wilde niet langer de financiële problemen doorschuiven naar de toekomst. Gevolg hiervan was dat er bezuinigd moest worden op de openbare ruimte. Deze werd sober en doelmatig bijgehouden, voor vervanging en groot onderhoud was weinig geld beschikbaar. Zo stegen de klachten en lag kapitaalvernietiging op de loer. Dit leidde tot de behoefte om de organisatie weer goed passend te krijgen bij de beheeropgave.

Het plan

Voorheen werd in veel losse (beheer)programma’s gedocumenteerd. Om de nieuwe, grotere gemeente goed te beheren, was planmatig werken noodzakelijk. De gemeente stelde nieuwe beheer- en organisatiedoelen op:

  • Opstellen van een integraal beleidsplan
  • Omschrijven van de gewenste kwaliteitsniveau: sober en doelmatig
  • Financiële vertaling van de te onderhouden kapitaalgoederen

Voor het opstellen van beheerplannen en meerjarenplanningen, bleek een integraal beheersysteem noodzakelijk. Florus Dijkema: “We vroegen ons af: welke instrumenten hebben we nodig om de organisatie weer optimaal te laten functioneren? Door dit in een vroeg stadium inzichtelijk te maken, liepen de ontwikkeling van de organisatie en de ontwikkeling van het beheerpakket parallel. Dat is de kracht geweest van dit succesvolle traject.”

“De openbare ruimte heeft geen geheimen meer voor ons”

Florus Dijkema, teamleider openbaar gebied

Data op orde met Obsurv

Om de nieuwe organisatie en werkprocessen te ondersteunen, koos gemeente Schagen voor Obsurv. Dijkema: “Samen met Sweco wilden we Obsurv volledig laten aansluiten op onze beheerdoelen. Dit is naar volle tevredenheid gelukt. We kunnen nu alle vragen beantwoorden, de openbare ruimte heeft geen geheimen meer voor ons.”

Sweco heeft de gemeente ondersteund bij het actualiseren van de kwaliteitsgegevens, het voorbereiden en het uitvoeren van de inspecties. Onder meer voor wegen, civiele constructies, openbaar groen en straatmeubilair zijn op grote schaal inspecties uitgevoerd. Toen de data eenmaal op orde was, konden de beheerplannen en meerjaren onderhoudsplanningen worden opgesteld. Tegelijkertijd werden alle rollen en verantwoordelijkheden binnen de gemeente passend gemaakt voor de nieuwe situatie.

Integraal dashboard

Een ander instrument waar de gemeente mee werkt is een integraal dashboard. Daarmee maakt zij de gevolgen van verschillende keuzen inzichtelijk. In het dashboard wordt complexe informatie op een laagdrempelige manier gepresenteerd. Zo wordt ook meer draagvlak gecreëerd onder de bestuurders, die de plannen van de gemeente inmiddels hebben goedgekeurd.

Organisatie en beheer op orde: trotse gemeente

Kortom: gemeente Schagen heeft de basis – organisatie en beheer – weer helemaal op orde. Zij kan de kwaliteit van de openbare ruimte duurzaam en toekomstbestendig waarborgen. De gemeente is trots op het eindresultaat. Wil je weten wat zij precies heeft doorgevoerd om de doelen te behalen? Bekijk dan deze video van gemeente Schagen met het volledige verhaal:

Ook de basis op orde?

Neem contact met ons op voor meer informatie over dit traject, of als je zelf graag (weer) de basis op orde wilt hebben. Wij helpen je graag verder!