Enige tijd geleden zijn wij begonnen met een reeks van interviews met enkele van onze gebruikers. Zij vertellen ons over hun uitdagingen, oplossingen en de voordelen die Obsurv hen heeft gebracht. Maar ook wat wij vanuit Sweco nog aan verbeteringen kunnen realiseren. Vandaag is het woord aan Dirk Braaksma, databeheerder bij gemeente Delfzijl.
De uitdaging
In 2014 kreeg ik de opdracht een nieuw beheersysteem te selecteren als vervanging voor het verouderde systeem dat wij in gebruik hadden. De belangrijkste eis, die met stip boven aan ons wensenlijstje stond, was dat het nieuwe systeem webbased zou zijn. We wilden dat het beheersysteem binnen het gemeentehuis gemakkelijk en flexibel gebruikt kon worden, maar ook in de buitenvestigingen en in het veld. Obsurv voldeed aan die eisen.
De oplossing
De keuze voor een webbased systeem is een hele goede oplossing gebleken. Obsurv wordt door veel mensen op onze verschillende vestigingen gebruikt, maar ook buiten lopen inmiddels zo’n 25 tot 30 buitendienstmedewerkers rond met tablets. Zij kunnen allemaal rechtstreeks vanuit hun voertuig mutaties melden of doorvoeren en dagelijkse onderhoudsmeldingen toevoegen. Vooral voor ons groenbeheer komen er heel veel dagelijkse meldingen bij in het systeem, maar ook voor bijvoorbeeld straatmeubilair en verkeersborden. Zo blijft de informatie steeds actueel.
Voor ons was de mogelijkheid van integraal beheer ook vanaf het begin belangrijk. Eigenlijk hebben we jarenlang als een soort treintje achter elkaar aangereden. Soms kon gebeuren dat we het ene jaar het groenareaal aanpakten in een straat, terwijl we het volgende jaar de weg opnieuw moesten openleggen voor onderhoud. En dat we vervolgens, weer een jaar later, erachter kwamen dat het riool hoognodig aan onderhoud toe was. Maar 3 jaar achter elkaar een straat afsluiten, dat wordt maatschappelijk gewoon niet meer getolereerd. Omdat we onze verschillende beheerterreinen in het beheersysteem hebben opgenomen, kunnen we nu alles inplannen. En omdat alles in hetzelfde systeem, Obsurv, staat, kunnen we ook de integrale planning maken. Zo kunnen we beheertaken parallel of aansluitend op elkaar uitvoeren. Dat vermindert de overlast voor omwonenden en verhoogt voor onszelf de efficiëntie.
De opbrengst
Afgezien van de integrale planning die nu mogelijk is, hebben we ook veel beter zicht gekregen op ons hele areaal. We weten nu hoeveel strekkende meters en hoeveel vierkante meters areaal we hebben. Daar komen soms nog verrassende dingen uit. Zo hebben we onlangs ontdekt dat we veel meer asfalt en gras in beheer hadden dan tot dusver gedacht. Op een gegeven moment speelde er een discussie in onze gemeente over het aantal grasmaaiers. Door iets langer te werken konden we wel met minder grasmaaiers, dacht men. Maar omdat we inmiddels de exacte oppervlaktes in Obsurv hadden staan, konden we daar heel makkelijk een berekening op loslaten. En daaruit kwam dat we eigenlijk een halve machine per week extra nodig hadden in plaats van minder materieel.
De toekomst
Voor dit jaar willen we nog onze openbare verlichting en onze bomen aan Obsurv toevoegen. Die moeten allemaal nog worden geïnventariseerd. Wat ook voor dit jaar op de agenda stond, was het horizontale berichtenverkeer door middel van de koppeling van Obsurv met dg DIALOG BGT, ons BGT-beheerpakket. Dat is enkele weken geleden gerealiseerd. We zijn nog met wat kleine aanpassingen bezig, maar op hoofdlijnen zijn we daar echt heel tevreden over. Dat maakt het een stuk makkelijker om met beheerders en landmeters gezamenlijk alles actueel te houden.
Wat ook nog speelt in de regio is de toekomstige samenwerking tussen Delfzijl en enkele andere gemeenten om ons heen. Heel voorzichtig lijkt het erop dat we in 2020 tot meer samenwerking of een samenvoeging zullen komen. Het feit dat meerdere van de betrokken gemeenten al met Obsurv werkt, kan daarbij een voordeel zijn.
De gouden tip voor Sweco
Wij hebben Obsurv al getoond en aanbevolen aan andere gemeenten, dus daaruit kun je afleiden dat we dik tevreden zijn. En als ik een gouden tip zou hebben voor Sweco, dan had ik die al lang doorgegeven. Want zo is de werkrelatie wel.
Meer informatie
Heeft u nog niet eerder kennisgemaakt met Obsurv, maar wilt u het wel eens zelf uitproberen? Dat kan. Vraag gratis een tijdelijke licentie aan of neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
gratis demolicentie
Foto: Grote Waterpoort in Delfzijl. Bron: www.delfzijl.groningen.nl