MOR-applicatie meldingen openbare ruimte woerden

3 jaar Meldingen Openbare Ruimte in Woerden: “Een hotspot aan gegevens”

Meldingen openbare ruimte zijn voor gemeenten een nuttig signaal. Maar de aantallen kunnen snel oplopen, waardoor het lastig kan zijn om overzicht te houden en meldingen adequaat af te handelen. Gemeente Woerden heeft hier een efficiënt werkproces voor ontwikkeld door in GeoWeb een meldingensysteem te configureren en dit te koppelen aan beheersysteem Obsurv. Inmiddels werkt de gemeente Woerden drie jaar met deze MOR-applicatie. Wij zijn heel benieuwd wat dit hen heeft opgeleverd en gingen in gesprek met Monique Pels (projectleider meldingenregistratie) en Jelle Stuurman (functioneel beheerder en GIS-adviseur).  

“80% van de meldingen handelen we binnen 48 uur af”

“Drie jaar geleden was één van onze doelstellingen dat we de meldingen binnen 48 uur zouden kunnen afhandelen”, begint Monique. “En dat is inmiddels aardig gelukt. Zo’n 80% van de meldingen nemen we binnen 48 uur in behandeling of handelen we af. En in sommige periodes is dit zelfs 90%. Het is heel fijn dat we deze doelstelling voor een groot deel gehaald hebben. En inwoners merken ook dat meldingen sneller worden opgepakt en afgehandeld. Het aantal klachten is tot een minimum gereduceerd.”

Efficiëntieslag en kostenbesparing

“Het proces is nu veel efficiënter ingericht”, gaat Monique verder. “Vroeger kwam er een mail binnen met een melding en kwam het vervolgens in een gigantische werkvoorraad terecht. Dan moest het worden opgepakt en moest er ook nog een bericht teruggestuurd worden aan de melder. Nu komt er gewoon een melding binnen via de MOR-applicatie en is alles voorgekauwd. We hoeven eigenlijk niks meer handmatig te doen, ook het antwoordmailtje staat al klaar. Het is een enorme verbeterslag.”

“En die efficiëntieslag betaalt zich ook uit. Doordat bepaalde meldingen nu bijvoorbeeld rechtstreeks naar een aannemer gaan en hij dit ook direct kan afhandelen, zitten er niet meer zoveel stappen tussen. Dat is een groot voordeel van de koppeling met Obsurv. En doordat je de meldingen ook kunt meenemen in berekeningen en begrotingen voor het beheer van de openbare ruimte, leidt dit ook tot kostenbesparingen. Daarnaast zien we de investeringen die we hebben gedaan terug in alles wat sneller en beter gaat”

“Een hotspot aan gegevens”

“Daarnaast levert de MOR-applicatie ook bergen informatie op”, vertelt Jelle. “Op basis van de data uit de MOR-applicatie heb ik een dashboard ontwikkeld voor de afgehandelde meldingen. Het dashboard is mogelijk gemaakt, doordat we de meldingen via de MOR gestructureerd en altijd op dezelfde manier verwerken. Dit zorgt voor een hoge kwaliteit van de data, waardoor het dashboard ook erg betrouwbaar is.”

“Het dashboard biedt hele interessante inzichten. Er komen steeds vaker vragen uit de organisatie. Alle clusters willen weten wat er in de buitenruimte gebeurt, zodat ze erop kunnen sturen. Als je een melding vaker ziet terugkomen – bijvoorbeeld van gaten in de weg – dan kan het zijn dat er groot onderhoud gepleegd moet worden. Dan kun je daar op sturen en meenemen in de begroting voor het jaar erop. En ook de kaart speelt een interessante rol. Als er op een bepaald kruispunt veel meldingen zijn over het verkeer, dan kun je visueel op de kaart zien dat er iets aan de hand is en daar actie op ondernemen. Het is letterlijk een hotspot aan gegevens.”

Rapporteren aan de gemeenteraad

“Het was drie jaar geleden ook één van onze doelstellingen om betere managementinformatie beschikbaar te krijgen”, vult Monique aan. “Waar gaan de meeste meldingen over? Hoe vaak wordt iets dubbel gemeld? Dankzij de MOR-applicatie en de dashboards hebben we hier nu zicht op.”

“Analyses en cijfers rapporteren we ook aan de gemeenteraad. Als er vanuit de Raad bijvoorbeeld vragen zijn over een bepaalde wijk, kunnen wij heel eenvoudig een rapportage aanleveren. Of als gesteld wordt dat iets slecht onderhouden is en wij vinden dat dat niet zo is, dan kunnen we dat met behulp van een rapportage laten zien. Stel dat de Raad bijvoorbeeld een vraag heeft over klachten over onkruid, dan kan ik heel specifiek laten zien hoeveel meldingen er zijn geweest, aangeven waar de klachten vandaan komen en laten zien dat het opgepakt wordt. Zo kun je dus ook dingen uitleggen. De MOR speelt daar een belangrijke rol in.”

MOR-applicatie meldingen openbare ruimte woerden
Voorbeeld van de MOR-applicatie

De MOR-applicatie blijven ontwikkelen

“Het mooie van de MOR-applicatie is dat we processen altijd kunnen blijven verbeteren”, gaat Jelle verder. “Het is niet zo dat er één keer een product ontwikkeld wordt en dat je het daar dan mee moet doen. Een jaar lang hebben we bij medewerkers en burgers geïnventariseerd waar behoefte aan was. En onlangs hebben we zo’n 50 aanpassingen gedaan aan de applicatie, waarmee we de gebruiksvriendelijkheid nog verder hebben vergroot.”

“Zo is er een bond in Woerden, die bijvoorbeeld veel meldingen doet”, vertelt Monique. “Zij vonden bepaalde dingen niet handig. In de antwoordmail werd bijvoorbeeld alleen het zaaknummer gemeld, maar niet het onderwerp van de melding. Maar als je heel veel meldt, dan weet je niet meer welk nummer over welke melding ging. Dat hebben we nu aangepast op basis van een tip van die bond. Als je veel meldingen maakt, kun je dat nu teruglezen.”

Toekomstplannen

“En natuurlijk hebben we plannen om de MOR nóg verder door te ontwikkelen. Het is nu een desktopapplicatie, maar we zouden er graag een mobiele app van willen maken zodat medewerkers direct in het veld meldingen kunnen afhandelen. Daar willen we ons de komende tijd graag op focussen”, zegt Jelle.  

Meer informatie?

Wil je meer weten over de MOR-applicatie? Of ben je benieuwd hoe je dit in jouw organisatie zou kunnen toepassen? Neem dan contact op met een van onze adviseurs. Zij denken graag met je mee. Ook Monique en Jelle van gemeente Woerden staan ervoor open om vragen over de MOR-applicatie te beantwoorden en hierover in gesprek te gaan. Stuur ze gerust een berichtje.