Hoe houd je als gemeente grip op álle werkzaamheden rondom assetmanagement? En hoe zorg je ervoor dat je makkelijk verantwoording kunt afleggen richting het bestuur? Voor gemeente Ommen ontwikkelden we de Beheerplanner: een tool die planning, voortgang, budgetten, projecten en evenementen samenbrengt én gekoppeld is aan Obsurv.
Zicht op planningen
“We hadden behoefte om meer in control te zijn,” legt Rik Beumer, regisseur openbare ruimte bij de gemeente Ommen, uit. “We wilden zicht hebben op planningen, weten op welke momenten ik als regisseur betrokken moet worden en hoe dat aansluit op onze planning- en controlcyclus.”
De Beheerplanner helpt daarbij. De tool brengt zeven vakdisciplines, 46 hoofdprocessen, 181 sub-processen en 321 beheeractiviteiten samen in één omgeving. Via een dashboard is belangrijke informatie direct zichtbaar. Het geeft inzicht in de voortgang van activiteiten, mijlpalen, budgetten en uitgaven, doorlooptijden van werkzaamheden, activiteiten die achterlopen op schema en de status per vakdiscipline. Zo ontstaat een actueel beeld van wat er moet gebeuren, wat al is uitgevoerd en waar bijsturing nodig is.
Grip op planning en verantwoording
De Beheerplanner maakt niet alleen de werkzaamheden rondom assetmanagement inzichtelijk, maar helpt ook bij de verantwoording. “Met deze tool kunnen we afspraken, voortgang en afwijkingen structureel monitoren”, zegt Rik. “Per kwartaal kunnen we eenvoudig zien wat we hebben afgesproken en waar we nu staan. Je ziet direct waar je op koers ligt en waar achterstanden ontstaan. Dat maakt het veel makkelijker om verantwoording af te leggen aan het bestuur.”
Projecten en evenementen
Daarnaast koppelt de Beheerplanner beheeractiviteiten, projecten en evenementen aan elkaar. De gemeente Ommen organiseert jaarlijks ruim honderd evenementen. Door deze gegevens te combineren met projectinformatie uit Obsurv (de projectenkaart) ontstaat inzicht in mogelijke raakvlakken tussen werkzaamheden en evenementen in de openbare ruimte. Zo kun je projecten en evenementen beter op elkaar afstemmen.
Breed inzetbaar
De Beheerplanner is ontwikkeld voor de gemeente Ommen, maar de oplossing is breed inzetbaar. “Elke gemeente heeft behoefte aan grip op assetmanagement”, denkt Beumer. “Met deze tool heb je één gezamenlijke planning, kun je de voortgang monitoren en afwijkingen bespreekbaar maken. En het scheelt veel administratief werk. In plaats van ieder kwartaal alles handmatig na te lopen, kunnen we de benodigde informatie nu direct uit de tool halen.”
Contact
Ben je benieuwd naar de Beheerplanner? En wil je weten hoe je deze tool kunt inzetten voor jou organisatie? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.
