Samenwerkingsorganisatie (SWO) De Wolden Hoogeveen werkt voor de besturen van zowel gemeente De Wolden als gemeente Hoogeveen. Ze hebben dus groot belang bij een systeem waarmee zij zo efficiënt mogelijk de openbare ruimte voor de twee gemeenten kunnen beheren én eenvoudig kunnen samenwerken. Na een Europese aanbesteding besloten ze over te stappen op beheersysteem Obsurv. Hinko van der Veen, functioneel applicatiebeheerder bij SWO De Wolden Hoogeveen: “Met Obsurv kunnen we sneller en efficiënter werken en processen beter op elkaar afstemmen.”
Tijd voor een nieuwe stap
De systemen voor het beheer van de openbare ruimte waren voor zowel De Wolden als voor Hoogeveen sterk verouderd. Daarnaast konden deze systemen niet gebruikt worden door de beheerders zelf. Hierdoor was het voor beheerders lastig om hun eigen beheerdata in te zien en werd er nog veel gewerkt met briefjes.
“We willen graag dat de beheerdata open en toegankelijk wordt voor de beheerders van de fysieke leefomgeving”, legt Van der Veen uit. “Beheerders weten nu vaak niet wat er wordt geregistreerd en dat komt ook de uitwisselbaarheid van personeel niet ten goede. We willen graag dat de twee gemeenten straks beter kunnen samenwerken, dezelfde beheertaal spreken en dat we werkwijzen en processen goed op elkaar af kunnen stemmen. Daarom was het hoog tijd om over te stappen op een nieuw systeem.”
Core-applicatievoor de fysieke leefomgeving, gekozen door gebruikers
“Bij het kiezen voor een nieuw beheerpakket zijn we niet over één nacht ijs gegaan”, vertelt Harrie Grooten, projectleider bij SWO De Wolden Hoogeveen. “Het is de core-applicatie voor het beheer van de fysieke leefomgeving. De software wordt straks door veel mensen gebruikt en we gaan ermee plannen en begroten. Daarom vonden we het heel belangrijk dat er draagvlak voor is en hebben we de gebruikers laten meebeslissen. Zij hebben een grote rol gespeeld in het traject.”
“Op de aanbesteding hadden vier partijen zich ingeschreven. Elk pakket is door een gemêleerde groep gebruikers getest. Zij moeten er immers mee werken. Puur op basis van de functionaliteiten hebben zij punten gegeven. Daar is Obsurv als beste uitgekomen.”
Gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig
“De groep gebruikers heeft met elkaar besloten dat beheerpakket Obsurv het beste bij ons past. Dat zit met name in de gebruiksvriendelijkheid en de toekomstbestendigheid. De gebruikers vonden dat het systeem eenvoudig en intuïtief werkt. Een ander pluspunt is dat het buiten in het veld net zo goed werkt als binnen op kantoor”, aldus Grooten.
“Daarnaast vinden wij het belangrijk dat de software meegroeit met nieuwe ontwikkelingen’, vult Richard Zuidema, gegevensbeheerder bij SWO De Wolden Hoogeveen, hem aan. Obsurv is allerlei modules aan het vernieuwen en nieuwe modules aan het ontwikkelen, die goed passen bij ons toekomstbeeld. En Sweco is een grote speler met een eigen ICT-afdeling. De lijnen zijn kort en dat werkt erg prettig.”
Allemaal dezelfde beheertaal
SWO de Wolden Hoogeveen wil met de overstap naar Obsurv vooral sneller en efficiënter kunnen werken. Wanneer de beheerders zelf de beheerdata kunnen inzien, kunnen processen veel vlotter verlopen. “We vinden het belangrijk dat we één afdeling hebben, die voor beide gemeenten werkt. Daar heb je een systeem voor nodig, waarmee je allemaal dezelfde beheertaal spreekt en waarin je duidelijk kunt bijhouden wat je hebt gedaan. Zo wordt het ook makkelijker om werkzaamheden van elkaar over te nemen. Met behulp van Obsurv kan de beheerder écht weer de rol van beheerder pakken”, sluit Van der Veen af.
Meer weten?
Ben jij benieuwd hoe je Obsurv kunt inzetten voor het beheer van de openbare ruimte van jouw gemeente of provincie? Of wil je Obsurv graag eens zelf uitproberen? Vraag dan gratis een tijdelijke licentie aan of neem contact op met een van onze adviseurs.
