In veel gemeenten stapelen meldingen over de openbare ruimte zich op, zoals recent bleek uit een artikel van de NOS over Utrecht en Amersfoort. Gemeenten kampen met overbelasting van meldingssystemen en inefficiënte processen. Sweco biedt een oplossing met Obsurv en de Meldingen Openbare Ruimte (MOR): een slimme aanpak die meldingen aan de voorkant filtert en de afhandeling optimaliseert.
500 meldingen per dag
Meldingen openbare ruimte zijn voor gemeenten een nuttig signaal. Bijvoorbeeld over leefbaarheid en veiligheid, zoals graffiti, hondenpoep, afval, kapotte lichtmasten of gaten in de weg. Maar zoals uit het artikel van de NOS blijkt kunnen de aantallen snel oplopen, zoals in Utrecht en Amersfoort. Daardoor kan het lastig zijn om overzicht te houden en meldingen adequaat af te handelen. Zo heeft alleen gemeente Amersfoort alleen al 773 meldingen open staan, waarvan de reactietijd van de gemeente is verlopen. En kreeg de gemeente Utrecht in 2024 bijna 500 meldingen per dag. Die meldingen zijn soms complex, omdat er in één melding meerdere verzoeken kunnen zitten en er voor de afhandeling dan ook verschillende afdelingen bij betrokken zijn.
Orde in de chaos
Om orde in de chaos te scheppen ontwikkelde Sweco in samenwerking met gemeente Woerden een slimme MOR-applicatie door in GeoWeb een meldingensysteem te configureren en dit te koppelen aan beheersysteem Obsurv. Met de MOR-applicatie kunnen inwoners anoniem via een openbare meldingenapplicatie in GeoWeb direct op de kaart meldingen doorgeven. Alle meldingen met een objectkoppeling kunnen direct worden gelinkt aan een actie in Obsurv.
€600.000 aan kosten besparen
Doordat de gemeente Woerden het proces zoveel efficiënter heeft ingericht, handelen ze nu 80% van de meldingen binnen 48 uur af. Die efficiëntieslag betaalt zich ook uit. In het eerste jaar na de introductie van de MOR-applicatie had de gemeente naar schatting zes ton aan kosten bespaard. Dat geld gaat nu naar het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. De strategisch adviseur BOR bij gemeente Woerden, die de MOR mede bij de gemeente introduceerde zei hier eerder over: “Doordat het gros van de meldingen nu rechtstreeks bij de juiste collega of aannemer terechtkomt, zijn er veel minder stappen nodig. Dat is een groot voordeel van de koppeling met Obsurv. Wat we voorheen met 14 FTE deden, lukt nu met twee FTE, verdeeld over drie collega’s.”
De MOR-applicatie
De MOR-applicatie in Obsurv en GeoWeb ondersteunt gemeenten in een ingewikkeld en uitgebreid werkproces. Het helpt gemeenten om meldingen een stuk sneller af te handelen. De voordelen op een rij:
- Meldingen gaan direct naar de juiste persoon of aannemer, waardoor de afhandeling sneller verloopt.
- Inwoners kunnen gemakkelijk en anoniem een melding maken en zelf kiezen of ze hierna op de hoogte gehouden willen worden
- Real-time dashboards tonen trends, patronen en de status van meldingen, zodat afdelingen beter zicht hebben op wat er speelt binnen de gemeente.
- Doordat meldingen direct op een kaart gedaan worden, kun je als bewoner zien of iemand anders vóór jou dezelfde melding al heeft gedaan. Zo worden dubbele meldingen én het afhandelen ervan voorkomen. De kracht van onze MOR is de kaartcomponent.
- Wanneer een locatie niet onder het beheer van de gemeente valt, wordt dit direct aan de melder gecommuniceerd via een pop-up . Waar mogelijk staat daar ook een link in naar de meldpagina van de juiste partij, zoals het waterschap of een woningcorporatie.
- Door meldingen direct te koppelen aan openbare objecten in Obsurv, ontstaat waardevolle informatie voor assetbeheer. Denk aan het herkennen van terugkerende meldingen of het signaleren van mogelijke onderliggende problemen op specifieke locaties.
- Workflow-dashboards geven inzicht in de verdeling van werk. Zo zie je in één oogopslag de workload per persoon en kun je beter anticiperen op uitval of vakanties.
- Een rijke databank, waarin je trends, patronen en effectrelaties eerder herkent en beter benut.
Kortom, de MOR gekoppeld aan beheerdata biedt vele voordelen ten opzichte van traditionele meldingssystemen die alleen gericht zijn op het invoeren en afhandelen van meldingen.
Meer informatie
Wil je meer weten over de MOR-applicatie? Of ben je benieuwd hoe je dit in jouw organisatie zou kunnen toepassen? Neem dan contact op met een van onze adviseurs. Zij denken graag met je mee.
