Molenlanden is een jonge gemeente, ontstaan in 2019 uit de fusie van de gemeenten Molenwaard en Giessenlanden. In deze zelforganiserende gemeente werd eind 2022 Kim Rietveld aangesteld als gegevensbeheerder voor de afdeling Beheer Buitenruimte. Aan haar de taak om de beheerdata en de werkprocessen te stroomlijnen. Een flinke uitdaging, zo bleek. Maar de overstap naar IMBOR en de nieuwste mogelijkheden in Obsurv zorgden voor een flink duwtje in de rug. Met Kim blikken we terug en vooruit.
Gemeenschappelijke taal
“Gemeente Giessenlanden werkte vroeger al met een oudere versie van Obsurv”, vertelt Kim. “Maar na de fusie waren er onder beheerders ook veel andere applicaties in gebruik, met in een aantal gevallen overlap in functionaliteiten. Om nog maar te zwijgen over de verschillen in databronnen en processen.” Vanaf het begin had Kim al het gevoel dat IMBOR belangrijk zou worden. Synoniemen als ‘trottoir’, ‘voetpad’, ‘stoep’ werden vrij door elkaar heen gebruikt, en dan vaak met een net andere definitie. “In een gefuseerde beheerorganisatie met ruim 40 collega’s werden er heel wat ‘beheerdialecten’ gesproken”, merkt Kim lachend op. “Het was duidelijk dat er een gemeenschappelijke taal moest komen.”
IMBOR en Obsurv
Maar hoe te beginnen? Met was-wordt-tabellen werd een eerste vereenvoudiging en stroomlijning in de data aangebracht. En ook in de werkwijze werd begonnen een gezamenlijke richting te bepalen. Achterstanden in berichtenverkeer en mutaties werden weggewerkt. “Maar de beslissing om definitief over te stappen op IMBOR was een heel belangrijk moment in onze zoektocht”, benadrukt Kim. “Net als de keuze om bij de implementatie van IMBOR met de nieuwste mogelijkheden in Obsurv te gaan werken. Deze beslissingen zorgden ervoor dat we alle neuzen dezelfde kant op kregen.” Belangrijk daarbij was ook de wens om de hosting van Obsurv in de cloud onder te brengen.
Flexibele Vakdisciplines
Nadat in een eerste fase, Obsurv technisch was geïnstalleerd, begon de daadwerkelijke dataconversie en de verdere inrichting. “De vakdisciplines en alle objecttypen van IMBOR, worden in Obsurv in de module Flexibele Vakdisciplines ingeladen”, legt Kim uit. Een van de uitdagingen waar gemeente Molenlanden tegenaan liep, was het feit dat het proces van plannen en begroten nog niet beschikbaar was in deze module Flexibele Vakdisciplines, terwijl in de verouderde versie van Obsurv dit al wel beschikbaar was.
Tijdelijk maatwerk door Sweco
“Op dit punt moesten we echt even met Sweco in overleg”, blikt Kim terug. “Gelukkig voelden we ons oprecht gehoord, en heeft Sweco aangeboden om, in afwachting van de oplevering van plannen en begroten in Flexibele Vakdisciplines, voor ons een tijdelijke maatwerkoplossing te realiseren. Dat is inmiddels gebeurd en daar zijn we tevreden mee. In dit proces hebben wij ook veel input kunnen leveren. Niet alleen voor de ontwikkeling van de functies voor plannen en begroten, maar ook vanuit onze ervaringen als eindgebruikers voor andere verbeteringen in de IMBOR-module in Obsurv.”
Van weerstand naar enthousiasme
“Intussen staat het allemaal als een huis”, vertelt Kim opgetogen. “Het voelt helemaal eigen.” Volgende week beginnen de gebruikerstrainingen. Deze zijn opgesplitst in een brede training voor iedereen die Obsurv zal raadplegen en in een meer specifieke training voor de beheerders die ook moeten kunnen muteren. “Daarna zijn we echt klaar om van start te gaan”, voegt Kim eraan toe. “De weerstand die er in het begin nog was bij sommige collega’s, is inmiddels veranderd in ‘voorzichtig’ enthousiasme. We kunnen niet wachten om aan het werk te gaan!”
Wegbeheer als eerste
Gemeente Molenlanden begon het IMBOR-traject met hun vakdiscipline wegen. “Dat is meteen ook onze grootste vakdiscipline”, legt Kim uit. “Daarom nam het tijd in beslag voordat we echt konden zien hoe het zou werken. Het beheer van groen was de tweede vakdiscipline die overging. Dat ging al heel veel sneller, omdat het proces van conversie en inrichting al een keer hadden doorlopen.”
Op tijd beginnen met IMBOR
Gemeenten die ook een overstap naar IMBOR overwegen met Obsurv, zouden kunnen overwegen eerst met een kleinere vakdiscipline te beginnen”, adviseert Kim. “Maar, onafhankelijk met welke vakdiscipline je begint, je zult altijd tijd nodig hebben om je data en je mensen op IMBOR voor te bereiden. En ook al is plannen en begroten nu nog niet klaar in Obsurv, je kunt niet vroeg genoeg beginnen. De verwachting is dat plannen en begroten binnenkort wordt opgeleverd in Flexibele Vakdisciplines. Dus als je nu overweegt over te stappen op IMBOR, dan zijn die functionaliteiten ook beschikbaar op het moment dat je ze nodig hebt.”
Uniformiteit en makkelijke uitwisseling met IMBOR
“Uiteindelijk zullen we allemaal wel richting IMBOR gaan”, verwacht Kim. “Naast de interne voordelen van uniformiteit, duidelijkheid en een gemeenschappelijke taal, zijn er ook de voordelen in de externe uitwisseling. Of het nu gaat om de uitwisseling met BGT, andere bronhouders en gemeenten, of bedrijven die onze informatie nodig hebben… met IMBOR in Obsurv spreken we nu ook vanuit onze gemeente allemaal dezelfde taal.”
Contact
Ook met IMBOR bezig? En benieuwd wat Obsurv je hierbij kan bieden? Neem dan contact op met een van onze adviseurs. Zij vertellen je graag meer.
