Bij gemeente Maastricht gaan ze een uitdaging niet uit de weg. Bij deze grote organisatie werken dagelijks meer dan 400 mensen aan het beheer van de openbare ruimte. Het data- en dagelijks beheer is verdeeld over meerdere afdelingen, systemen en (externe) partijen. Kortom: een flinke klus om alles soepel te laten verlopen. Zeker als het beheersysteem dan tijdelijk niet lekker draait. Samen met Sweco ging Maastricht de uitdaging aan en inmiddels wordt er weer fluitend gewerkt met Obsurv. Hoogste tijd dus om de vraag te stellen: hoe is het nu met gemeente Maastricht?
Motorpech
Eerder spraken wij met gemeente Maastricht over de ambities die zij heeft voor de openbare ruimte en het werken met Obsurv. Het pakket sluit goed aan op de wensen van de gemeente. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van digitale inspecties, data direct en digitaal kunnen opslaan en hierop analyses kunnen uitvoeren.
Toch had de gemeente vorig jaar tijdelijk technische problemen bij het beheren met Obsurv. Patrick Jennen, teamleider bedrijfsbureau Stadsbeheer bij de gemeente: “Door de organisatiestructuur werd er soms met zoveel partijen en systemen samengewerkt, dat het in de praktijk niet altijd soepel verliep. En als de motor van je werkprocessen – het beheersysteem – niet lekker kan draaien, sta je als gemeente voor een uitdaging.”
Overstappen naar de hosting
Het bleef lang onduidelijk waardoor de problemen precies werden veroorzaakt. Samen met Sweco werd gezocht naar een passende oplossing. Overstappen van on-premise naar de hosting-omgeving van Obsurv leek uiteindelijk de beste keuze. Jennen: “Dat klinkt als een simpel besluit maar het was een grote stap waar veel vanaf hing. Door de juiste mensen van Sweco en de gemeente samen te brengen, konden we precies alle risico’s in kaart brengen. Dit is vanuit Sweco goed begeleid en de overstap is soepel verlopen.”
De vraag is natuurlijk of de overstap ook het gewenste effect had? Volgens Patrick Jennen wel: “Voorheen lagen we met Obsurv eigenlijk altijd achter. Er waren veel mensen en technische stappen bij betrokken om bijvoorbeeld nieuwe releases uit te rollen. Dit leverde frustraties op onder gebruikers. Nu we in de hosting draaien, lopen we eindelijk weer op schema. De processen verlopen sneller en efficiënter en we hebben direct nieuwe functionaliteiten beschikbaar.”
De voordelen
Gemeente Maastricht is sinds november 2018 over. Dat betekent dat alle data en configuraties (zoals kaartlagen) zijn overgezet naar de hosting omgeving van Obsurv. Het gegevensbeheer en eventueel functioneel beheer kan een gemeente zelf doen, of aan Sweco uitbesteden. Wat zijn de voordelen van de overstap geweest volgens gemeente Maastricht?
- Direct beschikking tot nieuwe updates en releases
- Veel tijdwinst en gebruiksgemak
- Functioneel beheerder kan snel bij de achterkant als het nodig is
- Voor de buitendienst is alleen een browser nodig op een mobiel apparaat met internetverbinding, om direct mutaties te verwerken in Obsurv
- Alle data wordt direct goed in Obsurv geregistreerd
- Meer mogelijkheden voor samenwerken met partners buiten de gemeente
Met volle vaart vooruit
Kortom, bij gemeente Maastricht wordt weer fluitend gewerkt met Obsurv. Patrick Jennen: “Ik zie weer blije en gemotiveerde gezichten om mij heen. We worden echt weer volledig gefaciliteerd in ons dagelijks werk voor de gemeente.”
Wat is volgens hem het geheim van de verbeterde relatie? “Allereerst een goed contact tussen mij en diverse andere vakspecialisten van de gemeente met de accountmanager van Sweco en diens collega’s. Ook neemt Sweco de wensen van klanten serieus. In het geval van Obsurv worden die wensen opgenomen in een release. Zo bouw je een relatie op waarin beide partijen vertrouwen hebben in het product waarmee je werkt. Want net zoals de wereld continu verandert, doet een beheersysteem dat ook.”
