Regionaal beheer. Gemeenten die willen samenwerken bij het beheren van de openbare ruimte, omdat zij denken dat het efficiënter en beter kan. Of gemeenten die móeten samenwerken, omdat zij zijn gefuseerd.Steeds vaker krijgen de adviseurs van Grontmij te maken met de vraag hoe je regionaal beheer het beste kunt realiseren. En hoewel een integraal beheerpakket, zoals Obsurv, een belangrijke voorwaarde is om überhaupt tot regionaal beheer te komen, blijkt een groot deel van de praktische uitdagingen ook te liggen in de afstemming van de (vaak eenvoudige) werkprocessen van de verschillende partijen.
Integraal beheer, een logische stap
Marco Boogaard is adviseur beheer openbare ruimte bij Grontmij en heeft op meerdere plekken in Nederland al te maken gehad met de praktische vraagstukken rond regionaal beheer. Een recent voorbeeld is Krimpenerwaard, de gemeente die op 1 januari van dit jaar is voortgekomen uit de fusie van Bergambacht, Nederlek, Ouderkerk, Schoonhoven en Vlist. Vorig jaar besloten de gemeenten, die allemaal al gebruik maakten van dg DIALOG, hun beheerdatabases samen te voegen en over te stappen naar Obsurv. Boogaard was nauw betrokken bij de dataconversie en dataverbetering. Een voor de hand liggende volgende stap was dat de fusiegemeente voor haar totale grondgebied het beheer van de openbare ruimte ook overal op dezelfde manier wilde organiseren. “En dat is precies de stap waar gemeenten vaak mee worstelen”, vertelt Boogaard.
Zoveel gemeenten, zoveel varianten in het beheer
Bij zijn uitleg gebruikt hij grasmaaien vaak als voorbeeld. Iedere gemeente kan zijn eigen manier hebben om de taken rond grasmaaien vast te leggen. De ene gemeente heeft drie categorieën in haar beheersysteem gedefinieerd: handmatig maaien, machinaal maaien en maaien op schuine hellingen. Een andere gemeente organiseert het juist op frequentie: maandelijks maaien, één keer per kwartaal, één keer per zes weken. Weer een andere gemeente heeft alles in oppervlakten vastgelegd in haar beheersysteem. En iedere gemeente hanteert daarbij een eigen manier van begroten. “Als er bij een relatief eenvoudige beheeractiviteit als grasmaaien al zoveel varianten kunnen optreden, dan kun je je voorstellen dat het komen tot één beheerindeling de nodige uitdagingen met zich meebrengt”, aldus Boogaard.
Moedige beslissingen
In eerste instantie was het plan bij Krimpenerwaard dat de verschillende gemeenten in werksessies tot gezamenlijke besluiten zouden komen. Maar de tijd haalde hen in. Omdat er ook een reorganisatie gaande was, bleken deze sessies qua tijd en praktische uitvoerbaarheid niet meer haalbaar. En toen de maand november aanbrak, vorig jaar, werd het duidelijk dat er grote stappen moesten worden gezet om in januari van het nieuwe jaar een begin te kunnen maken met regionaal beheer.
“Er zijn toen moedige en pragmatische beslissingen genomen”, vertelt Boogaard. “Krimpenerwaard heeft ons gevraagd om alle bestaande werkprocessen in kaart te brengen, te analyseren en te adviseren wat wij als de beste beheermethoden zagen. Doordat wij als neutrale buitenstaanders objectief te werk konden gaan, ging de besluitvorming natuurlijk veel sneller. Wij hebben daardoor een stevige basis kunnen neerzetten die momenteel door de beheerders in de nieuwe organisatie verder wordt verfijnd.”
Het was een zware klus. En bij een nieuwe, vergelijkbare opdracht zou Boogaard graag wat meer tijd tot zijn beschikking hebben. “Maar het is gelukt,“, concludeert hij tevreden. “De werkprocessen zijn afgestemd. Het nieuwe beheersysteem staat ingericht. En de fusiegemeente is ermee aan de slag.”
Regionaal samenwerken makkelijker gemaakt
Bent u ook aan het nadenken over regionaal beheer? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen en gebruik te maken van onze ervaringen op dit gebied. En maakt u vooral ook gebruik van de mogelijkheid om Obsurv zelf eens uit te proberen met een tijdelijke licentie. Want juist in een regionale opzet kan Obsurv de perfecte oplossing bieden. Het beheersysteem is snel schaalbaar naar meer gebruikers of externe partijen. En het is eenvoudig in het gebruik. Ideaal voor situaties waarin collega’s al moeten wennen aan veranderende werkprocessen.