“Assetmanagement houdt in dat je ook risicogestuurd wilt kunnen beheren. Dat kan alleen als je een uitgebalanceerd beheersysteem hebt dat daarbij past. Een systeem waarmee je bijvoorbeeld meerjarenplanningen kunt maken en onderhoudsprogramma’s kunt opstellen. Obsurv biedt deze mogelijkheden.”
Een gesprek met Anja van der Ven, teamleider gegevens management buitenruimte.
De uitdaging
In Rotterdam hebben we bijna 25 jaar ons eigen beheersysteem gebruikt. Dat bood ons al die tijd het voordeel dat we alles in eigen hand hadden. Maar met alle criteria voor open standaarden en onze nieuwe ambities in assetmanagement begon het steeds lastiger te worden om alle doorontwikkelingen helemaal zelf te doen.
Zo ontstond een paar jaar geleden de vraag of het nog wel handig was ons eigen systeem aan te houden. We hebben toen gekozen over te stappen op een oplossing van een marktpartij. Op basis van een proof of concept die Sweco succesvol uitvoerde, kwam Obsurv als winnaar uit onze aanbesteding.
De oplossing
Toen we eenmaal voor Obsurv hadden gekozen, was de eerste stap natuurlijk dat we alle elementen en objecten uit ons oude beheersysteem moesten overzetten naar Obsurv. Voor het overgrote deel hadden we dat in 2017 al voor elkaar. Voor riolering zijn we nog bezig. Dat onderdeel is bij ons complexer, zowel qua functionaliteit als werkprocessen. Maar voor het overgrote deel van onze buitenruimte gebruiken we nu Obsurv. Daarbij hebben we niet alleen de stap gezet van objectenbeheer naar integraal beheer, maar ook naar echt assetmanagement.
Een voorbeeld van integraal beheer in Rotterdam is onze opgave om 40 kilometer rioolstelsel per jaar te vervangen. Daarbij ga je, voordat je begint te graven, ook nadenken over eventuele vervanging of onderhoud van de bestrating, je inventariseert wensen van de bewoners, je kijkt wat er aan leidingen en kabels moet gebeuren of aan de inrichting van de buitenruimte. En zo probeer je dat integraal aan te pakken.
Assetmanagement gaat nog een stap verder. Het betekent dat je bijvoorbeeld keuzes gaat maken in welke onderdelen van het riool je als eerste gaat aanpakken. Welk risico ontstaat er als we een bepaald deel niet aanpakken binnen 5 of 10 jaar? Welke verantwoorde afwegingen kunnen we maken? Uiteraard kan dit alleen als je de data op orde hebt en je een beheersysteem hebt waarin je bijvoorbeeld meerjarenplanningen en begrotingen kunt maken.
De opbrengst
Voor Rotterdam is het groenbeheer het beste voorbeeld waarbij de mogelijkheden van Obsurv optimaal worden benut. Daar zien we echt de voordelen ontstaan die je met integraal beheer en assetmanagement kunt behalen. Bij ons groenbeheer maken we intensief gebruik van onderhoudsplannen, meerjarenplannen en begrotingen. Dat werkt ontzettend fijn. De Bomenapp is ook erg effectief. Daarmee kunnen we aannemers op pad sturen met de opdracht om bepaalde arealen te schouwen of te toetsen aan allerlei normen. We kunnen op ieder gewenst tijdstip volgen wat zo’n partij doet, en je kunt precies zien wat de resultaten zijn die uit hun schouw komen. Je kunt heel snel reageren, managen. Op de lange maar ook op de korte termijn. Daarmee is groenbeheer ook een goed voorbeeld van een werkveld waarbij Obsurv ons helpt om beter grip te krijgen op onze eigen werkprocessen.
Ons berichtenverkeer BGT-BOR is ook een belangrijke mijlpaal. Waar we eerst nog een aparte tussenapplicatie moesten gebruiken, verloopt dat berichtenverkeer nu direct. Daarmee is het een heel belangrijke stap in onze ambitie om te komen tot één objectenregistratie. Natuurlijk komt er nog steeds mensenwerk bij kijken, maar het is mooi om te zien dat dit soort ontwikkelingen op een natuurlijke manier de samenwerking afdwingen van onze BGT- en beheercollega’s.
De toekomst
Zodra je ziet wat er mogelijk is, krijg je automatisch weer nieuwe dingen op je verlanglijst. Ik geef toe, onze wensenlijst is best lang. We staan over de prioritering in goed contact met Sweco en ik begrijp dat we niet alles tegelijk kunnen doen. Maar zoals het nu werkt bij groenbeheer, zo zouden we het ook graag zien bij onze andere beheerafdelingen. En zo’n oplossing als de Bomenapp zien we ook graag ontstaan voor andere beheerterreinen.
Als ik wat verder vooruitkijk, dan zouden we bij Rotterdam ook heel graag aan de slag gaan met betere 3D-mogelijkheden. Op het gebied van circulaire economie, afvalinzameling en recycling volgen de ontwikkelingen elkaar snel op. En zodra je bijvoorbeeld ondergrondse containers gaat gebruiken, dan heb je te maken met beheer dat zich niet meer alleen op maaiveld afspeelt. Dat betekent dat systemen zoals Obsurv zich ook continu moeten blijven doorontwikkelen.
Waar ik ook heel graag meer mee zou willen doen is het gebruik van dashboards, gekoppeld aan Obsurv. Ik weet dat er al best wat mogelijkheden zijn, maar als we in Rotterdam het héle proces – van ontwerp tot aan de uitvoering van beheer – in Obsurv zouden kunnen onderbrengen en met dashboards zouden kunnen volgen, dan zou ik daar wel heel blij van worden.