Beheer openbare ruimte: hoe goed hebt u het geregeld?

Bent u op enige wijze betrokken bij het beheer openbare ruimte in uw gemeente, dan is de kans groot dat u zich ook weleens die vraag stelt: Waar staan wij als beheerorganisatie? Wat zijn onze sterke punten, en wat kan beter? ‘Grip op beheer’ is een door Sweco ontwikkelde scanmethode waarbij getoetst wordt in welke mate een organisatie grip heeft op haar beheer en de processen daaromheen. Gemeente Delft liet onlangs de scan uitvoeren. Marco Dofferhoff, senior adviseur en coördinator bij de afdeling Beheer Openbare Ruimte, vertelt.

Even uit je eigen wereld getrokken

“Hebben we grip op ons beheer?” De vraag is eenvoudig, maar de antwoorden kunnen erg verschillen, afhankelijk aan wie de vraag wordt gesteld. “In Delft is het natuurlijk niet anders”, zegt Dofferhoff. “De assetbeheerders, het management, de gegevensbeheerders, directievoering, enzovoort. Iedereen bekijkt het beheer vanuit zijn eigen invalshoek. ‘Grip op beheer’ is een interessante methode omdat verschillende betrokkenen gelijktijdig worden uitgenodigd om een gestructureerde vragenlijst door te lopen. Het gesprek dat dán ontstaat, daar komen hele interessante inzichten uit. Je wordt toch even uit je eigen wereld getrokken.”

Verschillen in inzicht komen snel boven

Tijdens de ‘Grip op beheer’-sessie in Delft zaten er vanuit de gemeente zo’n 6 personen aan tafel, aangevuld met nog eens 3 adviseurs van Sweco. Volgens Dofferhoff leidde dit tot precies de goede mate van verdieping. “Hoe komt het dat we op bepaalde onderdelen minder scoren? Waarom zeg jij dat het hier heel goed gaat, en heeft een collega een ander perspectief? Dat soort verschillen in inzicht komen meteen boven water. En daarover ga je vervolgens in gesprek.”

Bouwstenen van beheer

Voor deze methodiek heeft Sweco de 9 belangrijkste bouwstenen binnen het beheer uitgezet in een beheerpiramide met daarin de welbekende gelaagdheid van strategisch, tactisch en operationeel niveau. Voor iedere bouwsteen zijn een aantal vragen geformuleerd voor de deelnemers. Bij beantwoording en het gesprek over de antwoorden, ontstaat een beeld van hoe het beheer geregeld is. Zijn taken en verantwoordelijkheden duidelijk? Weet iedereen wat zijn bijdrage is in het geheel? Worden de beschikbare gegevens en middelen (efficiënt) ingezet of onderling uitgewisseld om de bedrijfsprocessen en de taken optimaal te ondersteunen?

Een gezamenlijke conclusie is meer ‘waar’

“In het geval van Delft was een van de uitkomsten dat de verbinding tussen strategie en operationeel beheer niet sterk genoeg is”, vertelt Dofferhoff. “En als ik eerlijk ben, dan denk ik dat iedereen zich dat al wel besefte. Maar als je gezamenlijk tot zo’n conclusie komt, dan wordt het meer een waarheid dan wanneer je het alleen maar voor jezelf vermoedde.”

Wat pakken we als eerste aan?

Na afloop levert Sweco een rapport met concrete aanbevelingen aan. “Nu zijn wij weer aan zet”, weet Dofferhoff. “Er zijn natuurlijk altijd meerdere onderdelen waarop je minder scoort dan gewenst. Maar waar schrikken we nou gezamenlijk van? En natuurlijk, de scores uit het rapport zijn niet heilig, maar ze geven wel een idee. Je kunt wel alles tegelijk willen aanpakken, maar met deze uitkomsten bij de verschillende bouwstenen worden we in een richting geleid. En dat is eigenlijk heel handig.”

Organisatiebrede grip op beheer

In 2015 koos de gemeente Delft voor Obsurv (het webbased beheersysteem van Sweco voor de openbare ruimte). Een van de beweegredenen achter die keuze was om integraal beheer te realiseren. “Hoe zorgen we ervoor dat wij al onze data in kaart hebben en het beheer op verschillende terreinen dus op elkaar kunnen afstemmen?”, legt Dofferhoff uit. Het meetinstrument ‘Grip op beheer’ gaat volgens hem nog een stap verder. “Grip op beheer gaat namelijk over onze gehele organisatie, niet alleen over de beheerafdeling. Hoe hebben we het intern geregeld? En natuurlijk kun je het een niet los zien van het andere. Je kunt het beleid strategisch netjes geformuleerd hebben, maar als je het beheer buiten niet op orde hebt, dan kun je de plannen niet uitvoeren. En als je het operationeel allemaal op orde hebt, maar het sluit niet aan bij beleid, strategie of budget, dan gaat het ook mis. ‘Grip op beheer’ is daarom een mooie methode om inzicht te krijgen met alle betrokkenen zodat je in overeenstemming de juiste punten kunt aanpakken.”

Meer informatie over ‘Grip op beheer’?

Bent u benieuwd wat een ‘Grip op beheer’-scan in uw organisatie zou opleveren? Of wilt u gewoon meer weten over deze methodiek? Neem dan contact op met Rob Krom, Hoofd Integraal Beheer Openbare Ruimte (088 811 5275; Rob.Krom@sweco.nl).

Meer weten over Obsurv?

Bent u nog niet bekend met ons beheersysteem Obsurv? Vraag dan onze gratis demo-licentie aan en neem vrijblijvend contact op voor aanvullende uitleg en begeleiding.

 

gratis demolicentie